SOP-toimintaohjeet tekevät maatilan arjesta sujuvampaa

Poikkeukselliset tilanteet aiheuttavat ylimääräistä huolta. Moni yrittäjä pohtii, saako riittävästi työntekijöitä, mitä tapahtuu sairastumistilanteissa tai miten suuren joukon uusia työntekijöitä saa perehdytettyä nopeasti ja tehokkaasti.

Työohjeet tukevat arjen sujuvuutta

Työohjeiden merkitys korostuu, kun suuri osa työntekijöistä on uusia tai työntekijöitä on tarpeeseen nähden niukasti. Hyvällä perehdytyksellä ja ohjeistuksella työn tekeminen tehostuu, kun ohjeiden kyselyyn, virheiden korjaamiseen ja epätietoiseen tekemiseen ei mene niin paljon aikaa. Myös työn laatu pysyy yhtenäisempänä.

Hyvä työohje tukee perehdyttämistä, mutta siitä on hyötyä myös kokeneille tekijöille. Tilojen hektisessä sesongissa työn sujuvuus ja tuottavuus ovat ensiarvoisen tärkeitä.

Mikä SOP on?

SOP-työohjeita on jo käytössä suomalaisilla maatiloilla. SOP on lyhenne englannin sanoista Standard Operating Procedure. Kyseessä on vakioitu toimintamalli eli kirjallinen ja usein myös kuvallinen kuvaus siitä, miten tietty työ yrityksessä suoritetaan.

Hyvä työohje käy työvaiheet läpi niin, että vähäiselläkin kokemuksella työn pystyy suorittamaan riittävän hyvin ja turvallisesti. Perehdytyksen jälkeen työntekijä voi tarkistaa oikeat toimintatavat SOP-ohjeesta myös itsenäisesti.

Hyötyä perehdytykseen, laatuun ja kehittämiseen

Työohjeen voi laatia itse tai käyttää apuna asiantuntijaa. Asiantuntija tuo ulkopuolista näkökulmaa ja voi antaa vinkkejä työvaiheiden kehittämiseen. Ulkopuolinen näkemys auttaa tekemään ohjeista riittävän kattavia ja selkeitä sekä välttämään liikaa oikomista.

Jo pelkästään työprosessin huolellinen läpikäynti voi auttaa löytämään työtapoja, joita kehittämällä säästetään työaikaa ja parannetaan toiminnan laatua.

Työohjeesta hyöty irti vasta käytössä

Pelkkä työohje ei kuitenkaan auta, jos se hautautuu kansioihin. Työohje on otettava käyttöön ja sitä on päivitettävä tarpeen mukaan. Parhaimmillaan SOP-työohje on jokapäiväinen johtamisen ja riskienhallinnan työkalu. Se kuuluu näkyvälle paikalle ja aktiivisesti hyödynnettäväksi.

Entä jos yrittäjä on poissa?

Entä jos olet itse poissa pelistä? Pyöriikö yrityksesi?

Erikoistilanteisiin varautuminen kannattaa aina, sillä esimerkiksi äkillinen sairastuminen tai tapaturma voi sattua milloin tahansa. Jos yrityksen päivittäisen toiminnan pyörittämiseen tarvittava tieto on vain yrittäjän omassa mielessä, poikkeustilanteet voivat koitua yritykselle kohtalokkaiksi.

Kun tärkeimmät toimet on listattu ja ohjeistettu, yrityksen toimintaa voidaan jatkaa sijaisvoimin tyydyttävästi tai tarvittaessa tehdä toiminnan alasajo hallitusti.

Varautuminen on osa yrityksen jatkuvuutta

Yrityksen elinkaareen voi osua suurempia ja pienempiä kriisejä. Kaikkeen emme voi itse vaikuttaa. Siksi kannattaa keskittyä niihin asioihin, joihin voi varautua ennakolta. Kun toimintatavat on kirjattu selkeästi, yrityksellä on paremmat edellytykset selviytyä muutoksista, häiriötilanteista ja arjen yllätyksistä.