KorpiFarmi Oy: Sähköinen kirjanpito toimii hyvänä pohjana yrityksemme kokonaisvaltaiseen johtamiseen ja kehittämiseen

Jaana ja Juha Häkkinen ovat hoitaneet maatilaansa Kangasnie­mellä jo 30 vuotta. Juhan sukutilan juuret yltävät peräti vuoteen 1885. Jaanan ja Ju­han aikana tilaa on kehitetty voimakkaasti tuo­tanto, talous ja johtaminen kokonaisuutena huo­mioiden. Viimeiset neljä vuot­ta tilan yhtiömuotona on ollut osake­yhtiö, KorpiFarmi Oy.

– Oy yhtiömuotona on tuonut ammattimai­suutta ja jämäkkyyttä tilan toimintaan; tilan ta­lous ja yksityistalous ovat kaksi täysin eri asiaa, KorpiFarmi Oy:n hallituksen puheenjohtaja Jaana Häkkinen toteaa.

Automaattilypsytilan johtamiseen ja hallitustyöskentelyyn on Jaanalle tuonut kokemusta Osuuskunta Maitomaan hallituksen jäsenyys 10 vuoden ajalta, joista viimeiset kolme vuotta puheenjohtajan roolista. KorpiFarmi Oy:n toimitusjohtajana toimii Juha ja hallituksen jäseninä perheen nuoret Eemeli Häkkinen ja Sandra Sorri.

Digitaalisuus on tilalla otettu ennakko­luulottomasti käyttöön usealla saralla. Jo nuorena emäntänä vuonna 1994 Jaana laati veroilmoituksen tietokoneella ja kirjanpito-ohjelmalla, ja matriisikirjoittimella tulostettu veroilmoitus hyväksyttiin neuvottelujen jälkeen myös verotoimistossa.

– Olin jo silloin sitä mieltä, että kirjanpitoasiat täytyy tehdä helposti ja nopeasti, ja tänään kir­janpitomme on 99-prosenttisesti verkkolaskuilla toi­miva sähköinen kirjanpito.

Edelläkävijyyttä digitalisaation käyttöönotossa

KorpiFarmi Oy on ollut edelläkävijä nykyaikaisen sähköisen kirjanpidon käyttöönotossa. Vuonna 2019 yhtiö aloitti yhteistyön ProAgria Etelä-Savon tilitoimiston kanssa. Silloisesta kirjanpito-ohjelmasta on jo siirrytty yhtiömuotoisia maatiloja erityisen hyvin palvelevaan pitkälle automatisoituun kirjanpi­toon Procountor-ohjelmalla. Sekä yrittäjät että kirjanpitäjä näkevät tahoillaan samat näkymät ohjelmistossa.

– Olin osakeyhtiön perustamiseen asti hoita­nut kirjanpidon itse. Alkuun olinkin epäileväinen kirjanpidon hoidon ulkoistamisen suhteen, sillä minulle oli iso juttu antaa langat talouden hoi­dossa jonkun toisen käsiin, Jaana kertoo.

– Mutta kaikki onkin mennyt paremmin kuin odotin. Tilitoimistopalve­luiden myötä yhteistyömme ProAgria Etelä-Sa­von kanssa on kehittynyt hienosti tilakokonai­suuden hallinnan suuntaan. Tilan toiminnan ja riskienhallinnan näkökulmasta ajantasaisuus ja mahdollisuus nopeaan reagointiin antavat var­muutta päätöksenteollemme, Jaana toteaa.

Nopeaa, helppoa ja ajantasaista

Kirjanpitoon ostolaskut tulevat suoraan verk­kolaskuina. Laskun hyväksyntä ja maksu vaati­vat yrittäjältä vain täpän ilman viivakoodien skannausta tai viitenumeroiden tarkistamista. Yrittäjien osuus talouden hallinnassa onkin siirtynyt ajantasaisten raport­tien seurantaan, jota tehdään joskus jopa pari kertaa viikossa.

– Ajantasainen tuloslaskelma ja sen vertailu aiempiin vuosiin on koukuttavaa ja kuukausittai­sen alv-laskennan myötä tapahtuvaa tuloslas­kelman päivitystä ihan odotan, Jaana kertoo.

Tilan kustan­nusrakenne ja tuloslaskelmat käydään perus­teellisemmin läpi ProAgrian kirjanpitäjän kanssa noin neljä kertaa vuodessa, tarvittaessa useamminkin. Tämän suunnittelun pohjalta osakeyhtiön veroilmoituksen ja tilinpäätöksen teko tilintarkastuksineen hoituu luontevasti. KorpiFarmi Oy on antanut myös palkanlaskennan ProAg­rian tilitoimiston hoidettavaksi.

ProAgrian talou­den ja verotuksen ajantasaiseen osaamiseen voi luottaa ilman huolta alati muuttuvista säädök­sistä. – Yh­teistyölle varmuutta antaa myös se, ProAgrian tilitoimistossa asiakaskohtaista kirjanpitoa pystyy loma-aikoina ja sairaustapauksissa hoitamaan asiakkaan kirjanpidosta ja palkanmaksusta pe­rillä oleva kollega, kertoo taloushallinnon asiantuntija Maarit Pylkkänen.

– Näppituntuma talouden hallintaan ei ole kadonnut minnekään, vaikka en itse enää lasku­ja tiliöintitasolla seuraakaan, Jaana sanoo. Toki laitan selvityksiä tarvittaessa laskujen kommenttikenttään, jos lasku kohdistuu esimerkiksi tiettyyn investointiin eikä se laskun tuotenimik­keistä suoraan ilmene. Hyvä kun kaikki on pilves­sä, Jaana toteaa tilan talousasioista ja kirjanpi­dosta.

Talousasiat pystytään tarkistamaan känny­köiltä, läppäreiltä, kotitoimiston pöytäkoneelta ja navetan tietokoneelta. Tunnukset kirjanpitoon ovat kaikilla yhtiön hallituksen jäsenillä. Sähköisen kirjanpidon arkistointi pilveen tapahtuu automaattisesti.

– Jonkin vanhan hinnan tai tiedon tarkistami­nen on todella helppoa sähköisestä järjestelmäs­tä verrattuna entiseen mappien selailuun, Juha toteaa. Myös laskujen eräpäivän mukainen help­po seuranta auttaa maksuvalmiuden suunnitte­lua tulevien maitotilitysten tahdissa.

ProAgriassa hoidettu kirjanpito luo toimivan pohjan yhteistyölle

KorpiFarmin tila käyttää ProAgrian maidontuotannon ja viljelysuunnit­telupalvelujen lisäksi muun muassa investointi­suunnittelun ja -laskennan palveluita sekä spv-suunnittelua. Kirjanpitotiedot useilta vuosilta ovat hyvä lähtökohta ja helpos­ti myös asiantuntijoiden käytettävissä. Esimerkiksi maidontuotannon asiantuntija saa omien tunnustensa avulla rehujen hinnat ja määrät ruokinnan suunnittelua ja kustannuslaskentaa varten.

Seuraavaksi yrittäjien on tarkoitus yhdessä kirjanpitäjän ja maidon­tuotannon asiantuntijan kanssa tarkastella ja skenaroida maidon hintamuutosten vaikutuksia maksuvalmiuteen. Skenaroin­ti auttaa yrittäjiä suunnittelemaan toimintaansa ja reagoimaan nopeammin muutostilanteisiin. Skenaroinnissa hyödynnetään myös mai­dontuotosennustetta ja pyritään tämän kaiken pohjalta tekemään oikea-aikaisempaa tuotanto­panosten hankintaa.

– Olemme aktiivisesti sähköpostilla yh­teydessä kirjanpitäjäämme muutenkin ja infor­moimme toisiamme puolin ja toisin. Yhteistyöm­me on ollut todella sujuvaa, Jaana kommentoi.

Korpifarmin tilan nuoret ottavat tulevaisuudes­sa enemmän vastuuta tilan hoidosta ja suun­nitelmia johtamisjärjestelmien kehittämiseksi tutkaillaan parhaillaan ProAgrian asiantuntijoiden kanssa.

– Kaikkeen ei voi vaikuttaa, mutta kun tekee työnsä hyvin, voi olla omaan toimintaansa tyyty­väinen, toteaa tilan nuori isäntä Eemeli.

Lue koko juttu ProAgria Itä-Suomi -lehdestä.