Företagaren måste fundera hur hen använder sin tid

5 min read

Puutarhayrittäjän saappaissa

Dygnet har endast 24 timmar.

Aika

Man borde igen skriva upp timmarna. Nej tusan. Varför känns det så svårt? En fullständigt onödig ritual som man tror sig leda arbetstiden med. Eller?

För mig som människa, har alla byråkratiska arbetsuppgifter alltid varit förhatliga. Jag har alltid klassificerat uppföljningen av arbetstiden som en sådan byråkratisk och onödig uppgift. Men är saken alltid så här svartvit? När jag söker svaret på frågan jag ställde mig själv, måste jag dyka djupare in i arbetsledningens mörka kärna.

För länge sedan jobbade jag tillsammans med den finländska mobiltelefonindustrin. Jag var med och funderade på betydelsen av handlingar som förklarade faktorerna för Nokia IT:s framgång. Vi gjorde Core-Context analyser. Idén med analyserna var att känna igen de handlingarna inom IT-enheten som var kärnan för affärsverksamheten. De var till sin karaktär sådana att de gav konkurrensfördel, de var kritiskt viktiga för att lyckas och samtidigt ledde de till stora problem ifall de misslyckades. De var core, den hårda kärnan. För Nokia var utgångspunkten att dessa core-klassificerade arbetsuppgifter måste göras själv – de kunde inte utlokaliseras. Vad sägs då om begreppet context? Prestationer som hör till denna kategori är till sin natur inte sådana som i sig själv ger en unik konkurrensfördel, och de förklarade inte heller på något annat sätt varför Nokia IT uppnått sina mål. Till dessa uppgifter behövde man inte använda sina begränsade resurser utan de skötes väl även om de utlokaliserades.

När jag jobbat ungefär ett år vid ProAgria visade Etelä-Savo:s långvariga ekonomi och ledningsexpert Arto Karila mig sin egen utarbetade piltavlemodell. Han målar med stora penslar och uppfattar klarsynt även den mänskliga sidan av företagsverksamheten. Hans modell var klart och tydligt släkt med Nokias core-context analyser, åtminstone en kusin.

Modellens skönhet finns i dess enkelhet. Där delas företagets uppgifter och handlingar in i tre kategorier.

Kategori 1: Till kategori ett hör sådana saker som företagaren själv och endast själv måste göra. Till denna kategori hör ledning, framtidsplanering, många beslut samt skötsel av ekonomin.
Kategori 2: Till denna kategori hör sådana uppgifter som företagaren bör använda sin egen tid på men där man även kan använda köpt arbetskraft eller lägga ut på entreprenad. Många uppgifter inom produktionsprocessen är sådana här, till exempel arbeten som utförs på åkern eller i växthuset är ofta sådana som kan placeras inom denna sektor på piltavlan.
Kategori 3: Rör inte dess uppgifter ens med en lång sticka. Sakerna sköts med köpt arbetskraft och företagaren skall absolut inte använda sin tid på att utföra dessa arbeten. Varför använda sin tid på bokföring när experten på bokföringsbyrån troligen gör arbetet mycket snabbare, mera rätt och till ett skäligt pris. Det är fråga om begreppet den relativa fördelen, företagaren kan använda samma arbetstid någon annanstans och på så sätt få en högre nyttoeffekt av sitt arbete än om hen skulle bokföra.
Den av Arto presenterade piltavlemodellen hjälper till att planera arbetsfördelningen och tidsanvändning inom företaget. Vad skall jag som företagare fokusera på? Vad skall jag själv göra i vardagen, vad kan mina avlönade arbetstagare göra och vilka uppgifter låter jag mina samarbetspartners sköta?
Om vi nu fyller på vår verktygslåda med den av mig i början smutskastade uppföljningen av arbetstid. Till och med ProAgria har gått med och börjat producera dessa, som jag misstänkt är av djävulen uppfunna, system som arbetstiden kan följas upp med. Med ProAika- applikationen kan man utförligt följa upp arbetstiden. När man förenar denna applikation med den av mig tidigare beskrivna piltavlemodellen, öppnar sig ett helt nytt landskap för ledning av företaget.
Nu ser vi hur mycket vi i verklighet använder för olika uppgifter. Hur fördelar sig vår arbetstid mellan de tre olika kategorierna i piltavlan. Har vi fokus på rätt ställe?
Därtill får vi veta hur mycket tid olika processer använder. Utför någon person i arbetskraften klart snabbare än någon annan? Vad gör hen i så fall på annat sätt? Vad är den verkliga kostnaden för olika uppgifter när vi multiplicerar den använda tiden med enhetspriset för lönekostnader? Är lönekostnaderna till exempel större än ifall vi skulle utföra arbetet på entreprenad?
Det här leder oss vidare i riktning mot Lean management. Vid utveckling av våra LEAN-processer - hur kan vi förstå hur de förbättrade processerna inverkar ifall vi inte kan mäta förändringarna i tidsanvändningen?
Okej vänner. Jag lyfter upp händerna som ett tecken på förlust och misstag. Med tappat huvud erkänner jag att jag haft fel. Det lönar sig att följa upp och analysera arbetstiden, eftersom vi fortfarande har endast 24 timmar i dygnet. Och observera att all denna tid kan inte användas för arbete ifall vi vill hållas vid våra sinnes fulla bruk, hålla kvar våra människorelationer och kära hobbyer. Att skriva denna text verkar att ha lärt mig något om ledning. Bra så. Nu börjar jag alltså följa upp arbetstiden med glädje.
Ledande sakkunig